Basato sull’ultima tecnologia di Microsoft (Silverlight), il programma vi permetterà di gestire al meglio tutta la vostra documentazione aziendale.

Grazie alla sua configurazione a run-time potrete affrontare adeguatamente le più diverse problematiche che incontrerete nel vostro lavoro quotidiano circa l’archiviazione, consultazione e ricerca dei vostri file.

Il software opera come un repository centrale di file: ad ognuno di essi possono essere associati dei meta-dati opzionali per migliorare l’identificazione puntuale degli elementi archiviati.

La categorizzazione degli stessi potrà essere fatta attraverso dei faldoni virtuali e parametrizzabili. Ogni faldone, inoltre, avrà tre caratteristiche principali (categoria, famiglia e sotto-famiglia) per l’identificazione del posizionamento all’interno dell’archivio elettronico.

Sarà anche possibile associare ai faldoni varie proprietà per permettere una più ampia parametrizzazione di tutto l’applicativo.

In tutto il programma sono attive politiche di accesso ai dati relative all’utente del sistema. Gli utenti sono divisi in 3 principali categorie:

1. Utenti Visitatori: visione degli elementi definiti pubblici

2. Utenti Collaboratori: visione/modifica/inserimento elementi definiti aziendali

3. Utenti Aziendali: visione/modifica/inserimento/cancellazione degli elementi presenti

Architettura

Il software web è composto da molteplici moduli:

1. Modulo Base: archiviazione documentale di base

2. Modulo Advanced-Searches: ricerche documentali attraverso una struttura ad albero dinamica

3. Modulo Live: gestione collaborazione in linea tra utenti

4. Modulo Collaboration: collaborazione tramite messaggistica asincrona

5. Modulo Spooler: gestione archiviazione automatica pdf

6. Modulo Integration: integrazione con basi dati esterne (gestionali, CRM, CMS, ecc)

La potenza della modularità permette l’integrazione graduale del prodotto all’interno della vostra infrastruttura. Tutti i moduli possono essere attivati in vari momenti, così da rendere graduale l’inserimento di nuove procedure aziendali e ottenere in questo modo il miglio risultato possibile.

Modulo Base

Questo modulo è il cuore di tutto il sistema. Tutto il meccanismo di funzionamento dell’ iDMS si appoggia a questa solida struttura . Le azioni possibili sono:

1. Creazione Categorie/Famiglie/Sotto-Famiglie (gestione faldoni virtuali)

2. Gestione della struttura ad albero per la costruzione dei collegamenti interni dell’archivio

3. Creazione delle Proprietà (caratteristiche dei meta-dati abbinati a file e faldoni)

4. Gestione File e Revisioni degli stessi

5. Ricerca immediata (stile Google)

6. Creazione di Workspace (spazi di lavoro a cui legare logicamente i faldoni virtuali)

7. Inserimento/Modifica/cancellazione dei faldoni e dei file

8. Gestione politiche di accesso per gli utenti

Con il solo modulo base sarà già possibile gestire tutta la documentazione aziendale e costituire così nel tempo l’intero archivio.

Modulo Advanced-Searches

Attraverso una maschera dedicata sarà possibile comporre ricerche specifiche attraverso un semplice drag-and-drop. Le ricerche possono quindi essere salvate in modo tale da poterle poi eseguire ogni volta che ci sia la necessità. Questa caratteristica vi permetterà inoltre di riutilizzare il lavoro svolto dai vostri utenti, in modo semplice e veloce, evitando così di dover reinserire dati precedentemente immessi.

Modulo Live

Con questo modulo potrete gestire la comunicazione in real-time dei vostri utenti. I meccanismi implementati sono una semplice e rapida chat (in stile msn) e dei pulsanti che, qualora in azienda fosse presente un centralino basato su tecnologia Asterisk , permettono di eseguire chiamate tra gli interni con il meccanismo del click-to-call. I dati aggiuntivi di questo modulo sono legati al singolo utente e sono i seguenti:

1. Interno

2. Numero Cellulare

3. Numero alternativo

4. ID Skype

5. Email

Tutte queste informazioni saranno a portata di click dei vostri utenti e permetteranno di gestire le vostre comunicazioni in modo unificato.

Il modulo è inoltre comprensivo di un tracer che memorizzerà, a norma di legge, le azioni e scelte intraprese dagli utenti durante il normale svolgimento delle attività lavorative.

Modulo Collaboration

Modulo complementare al precedente, gestisce le relazioni asincrone (senza necessità di collegamento in tempo reale degli utenti) tra l’utente e tutto il sistema iDMS. È possibile, attraverso il modulo, gestire diversi contenitori dove raggruppare informazioni simili. Potranno essere inviati messaggi tra utenti (in cui, ad esempio, potranno essere segnalati documenti rilevanti per un determinato lavoro) oppure potranno essere ricevuti messaggi dal sistema (come ad esempio la creazione di un nuovo faldone). Tutto questo scambio di informazioni riduce i tempi di sincronizzazione tra i vari utenti, rendendo la collaborazione tra gli stessi veloce e trasparente. Sempre nel rispetto delle leggi sulla privacy, potranno inoltre essere tracciati i vari passaggi di informazione tra utenti, gestendo completamente la rintracciabilità circa il flusso di informazioni.

Modulo Spooler

Con il servizio di spooler sarà possibile archiviare automaticamente all’interno dell’iDMS i vari file, attualmente solo file PDF, in base al loro contenuto.

Modulo Integration

Al fine di avere una gestione centralizzata dei dati aziendali è necessario disporre di una tecnologia di integrazione. Il modulo di integrazione realizza ciò attraverso dei meccanismi di richiesta dati da fonti esterne. Il flusso è parametrizzabile in base alle richieste aziendali. Con il modulo sarà possibile, ad esempio, reperire i dati dal gestionale aziendale, gli ordini inseriti nel portale di vendita on-line, ecc.

Questa integrazione rende l’iDMS una fonte centralizzata delle informazioni aziendali con l’obiettivo di condividere tra utenti in azienda i dati comuni.

Interfaccia utente

L’interfaccia Web, semplice e User-friendly, permette ai vostri operatori di eseguire tutte le operazioni di archiviazione e ricerca in semplici passi, guidati da tutti i meccanismi che solo un software evoluto e maturo come l’ iDMS possiede.

Il software è pensato per gestire le varie operazioni attraverso una scrivania virtuale. Tale layout permette agli operatori di tenere sempre sotto controllo tutte le informazioni necessarie allo svolgimento del proprio lavoro.

La veste grafica, elegante e studiata nei minimi dettagli, rende il software piacevole e di semplice utilizzo.

L’aumento di operatività e di interazione tra vari elementi è la chiave di successo che vogliamo darvi per affrontare le problematiche lavorative, giorno per giorno.

Il nostro ufficio commerciale sarà a vostra completa disposizione per qualsiasi informazione.